[직장인 상황별 비즈니스 매너] 상대방에 ‘믿음’ 을 심어라

 

(::직장인 상황별 비즈니스 매너::) 

“그 회사는 바쁜 시간에 전화해도 늘 용건 을 확인해주니까 믿음이 가. 친절한 태도도 호감이 가고.” 이렇 게 얻은 좋은 평판은 결국 회사의 최종 목표인 실적 향상으로까 지 이어질 수 있다. 전화를 받는 사원의 좋은 태도가 회사 이미 지를 그만큼 좋게 만들기 때문이다. 감성이 강조되는 시대상황에 따라 매너가 직장인이나 기업의 중요한 성공 요소로 떠오르고 있 다. 글로벌 헤드헌팅업체 ㈜아인스파트너를 통해 비즈니스맨이 갖춰야 할 상황별 기본 매너를 살펴본다.

 

◈더욱 정중하게 악수하기=악수는 중세 유럽에서 서로 싸울 뜻이 없는 우호적인 상대방을 만났을 때 오른손에 들고 있던 무기를 놓고 손을 내민 데서 유래했다. 그러나 현대에 와서는 비즈니스 를 하는 사람들 사이에 친근한 정을 담는 대표적인 인사로 통용 되고 있다. 악수는 일반적으로 손윗사람이 손아랫사람에게, 여성 이 남성에게, 기혼자가 미혼자에게 먼저 청하며 비즈니스 상황에 서는 고객이 먼저 청한다. 악수할 때는 상대의 눈을 마주보며 오 른손으로 2~3번 가볍게 힘을 줘 친밀감을 주도록 한다.

 

◈첫인상을 좌우하는 명함 교환=비즈니스맨에게 있어 첫 대면을 하는 순간의 명함 교환은 후에 상대방이 자신을 기억하게 하는 데 중요한 역할을 한다. 가능하면 따로 명함 지갑을 준비해 깨끗 이 넣어 다니는 것이 좋으며, 꺼내기 쉬운 곳(상의 안주머니나 가방)에 보관한다. 명함은 반드시 고객보다 먼저 꺼내고 고객이 2명일 경우, 윗사람에게 먼저 건네며 두손으로 명함의 여백을 잡 고 소속과 이름을 정확하게 말한다. 명함을 받을 때 혹시 모르는 한자가 있으면 “실례지만 어떻게 읽습니까”라고 묻는다.

 

◈회의에서는 더욱 신중해져라=직장 생활은 회의의 연속이라고 할만큼 회의로 시작해서 회의로 끝난다. 이 때문에 회의를 준비 하는 것은 매우 중요한 사안이다. 또한 회의는 부하 직원부터 상 급자, 때로는 외부 인사 등 다양한 계층이 참석할 수 있어 그에 맞는 사전 준비와 예의를 지키는 것이 무엇보다 중요하다. 우선 회의에 참가하기 전에 그 목적을 이해하고, 관련 자료를 사전에 읽어본다. 회의에 참가해선 발표자를 향해 시선을 고정하도록 한 다. 특히 상대방이 말하는 도중에 질문하거나 잡담하지 않도록 주의해야 한다.

 

◈비즈니스의 성패를 좌우하는 고객 미팅 준비=고객과의 미팅은 비즈니스의 성패가 달린 중요한 순간이다. 특히 고객을 소개받는 자리라면 더욱 치밀한 사전 준비와 자기 점검이 필요하기 때문 에 사전에 고객의 성향을 파악하고 그에 맞는 자료와 대안을 준 비해야 한다. 또한 만남이 지속될 수 있도록 좋은 인상을 남겨야 하며, 사전에 약속한 사항은 되도록 모두 지킨다. 고객과 만나기 전에 반드시 메이크업, 헤어스타일, 복장 등을 점검한다. 만나 자마자 바로 본론으로 들어가지 말고 정중하게 인사말과 안부를 물어 분위기를 부드럽게 만든다. 용건은 간결하고 명확하게 전달 하고 상대방의 말을 적극 경청하도록 한다. 설령 상담 결과가 만 족스럽지 못하더라도 이에 집착하지 말고 기분 좋게 마무리하는 여유를 보여야 한다.

 

◈비즈니스의 기본, 전화 매너=상대가 전화를 받으면 먼저 자신 이 누구인지 말하고 자신이 전화 건 상대가 맞는지 확인한다. 사 전에 메모지와 펜을 준비해 이야기할 내용을 정리하고, 통화 중 에도 요점을 기록해 한번의 통화로 의사소통이 끝나게 한다. 대 화가 마무리되면 상대가 전화를 끊고 난 후, 한 호흡 정도 기다 렸다가 수화기를 놓는다. 일반적으로 비즈니스 전화는 전화를 건 사 람이 먼저 끊는다. 전화를 받을 땐 먼저 자신의 직책과 이름을 밝히고 용건을 묻는다. 통화 중 금전, 숫자, 시간, 고유명사 등 은 메모한 뒤 복창하여 확인하는 것이 좋다. 평소보다 좀더 명랑 한 목소리로 대하면 기분 좋게 응대할 수 있고, 또한 담당자를 잘못 찾은 전화도 친절하게 안내하도록 한다.